מדריך בחירת תוכנה לעסק קטן

את הפוסט הזה החלטתי להקדיש לעסקים קטנים. אלו שהגיעו למסקנה שאי אפשר יותר לנהל את העסק באמצעות גיליון אקסל ואם רוצים להמשיך ולצמוח צריך למחשב את העסק אפילו באופן חלקי.

מאחר שעסקים אלו אינם יכולים או יותר נכון אינם רוצים להעסיק יועץ שילווה אותם בתהליך בחירת המערכת ממוחשבת לעסק בעיקר בגלל העלויות הכספיות הכרוכות בכך. ואכן לדעתי זוהי בהחלט הוצאה מיותרת ולו מהסיבה שבניהול תהליך נכון, סיכוי שעסק קטן יטעה בגדול בבחירת המערכת הינו נמוך ביותר.

לכן, אנסה להגדיר פה מדריך קצר שיאפשר לבעלי העסק לנהל תהליך בחירה קצר שיוביל לתוצאות הרצויות ביותר.

המודלים העסקיים האפשריים

בפני העסקים הקטנים יש היום שלושה מודלים עסקיים למערך מחשוב העסקי:

1. פיתוח מערכת עצמאית מותאמת בדיוק לדרישות העסק

2. רכישת חבילת מדף עם או בלי התאמות לצרכים הייחודיים של העסק

3. שימוש בחבילת מדף כשירות ברשת האינטרנט (SAAS)

לכל אחד מהמודלים יש יתרונות וחסרונות וכמובן יש הבדלים של עלויות ישירות עקיפות. זה לא המקום להתייחס לכל אחד מהיתרונות והחסרונות בגלל שאנחנו מנסים להציג פה מדריך אינסטנט מקוצר. אם זאת, אתייחס לעקרונות עיקריים הקשורים בכל אחד מהמודלים.

• פיתוח תוכנה מותאמת לדרישות העסק זה משהו שהוא מאד אפייני לעסק ישראלי מהסיבה שמנהלים תמיד בטוחים שהם ייחודיים ואין אף פתרון שיכול להתאים לדרישות העסקיות שלהם. אז אני אגלה לכם סוד – אתם לא שונים מעוד כמה עשרות עסקים אחרים ושנתקלים באותם צרכים בדיוק כמו שלכם. הצרות שנובעות מפיתוח עצמי הם כל כך גדולות שבכלל לא הייתי ממליץ לחשוב על אפשרות זו.
• רכישת חבילת מדף זהו המודל הנפוץ ביותר היום בישראל. כמו בפיתוח תוכנה פרטית צריך גם פה לקחת בחשבון את כל העלויות הקשורות בתחזוקה שותפת של המערכת (תשתית חומרה תוכנה ורשת תקשורת – במקרה של מספר עמדות עבודה) והתמיכה הטכנית שמספק יצרן התוכנה.
• מערכת שהיא שירות ברשת האינטרנט זהו מודל יחסית חדש בעולם המחשוב הארגוני. זהו שירות יחסית זול (במיוחד כאשר מדובר על עסק קטן), דורש עמדות עבודה בסיסיות ותשתית תקשורת לאינטרנט שממילא קיימת בכל עסק כיום. במסגרת עלות השירות מקבלים תמיכה, תחזוקה שוטפת של המערכת וכמובן שידרוגי תוכנה באופן שוטף.

ברור מדברי שאני בהחלט ממליץ לעסקים קטנים לאתר פתרונות הניתנים כשירות ברשת האינטרנט ולא להיכנס להרפתקאות של רכישה או פיתוח מערכות שבסופו של דבר יהפכו לנטל על המחזור העסקי של העסק.

אופן בחירת הפתרון המתאים

אם בחרתם בכך שאינכם רוצים לפתח לבד מערכת ממוחשבת (וזו החלטה הנכונה והחשובה ביותר שלכם) אז נותר לכם לבחור את הפתרון שמתאים לכם. לצורך כך, אנחנו ממליצים על ארגעה שלבים שיאפשרו לכם לאתר ולסנן את המערכת המתאימה לכם.

1. להגדיר רשימה של דרישות פונקציונאליות מהמערכת - אל תעשו אפיון של התהליכים הפונקציונאליים אלא תגדירו כל דרישה במשפט אחד קצר שמתאר את מה המערכת צריכה לעשות אבל עדיין שיהיה מספיק ברור מה נדרש מתכונה זו.הרשימה יכולה להיות ארוכה ככל שתחליטו. בכל מקרה, לא פחות מ-10 דרישות שהם בלב התהליכים העסקיים שלכם. פחות מזה יבטיח שכל הפתרונות בשוק יתנו מענה אבל הסיכוי שחלקם לא יהיה מתאים מאד גבוה (ולפי חוק מרפי זאת תהיה המערכת שתבחר כי המחיר שלה יהיה האטרקטיבי ביותר).
2. ללמוד מה הקולגות והמתחרים שלך עושים - תהיו בטוחים שאתם לא פורצי דרך והמתחרים והקולגות שלכם לא טיפשים עם כבר הבינו לפניכם את הצורך במערכת ממוחשבת שתתמוך בעסק שלהם. יתרה מכך, אתם לא עושים שום דבר שונה מהם ברמה התפעולית. ההבדלים ביניכם הינם ניהוליים בלבד ולכן מה שטוב להם יש סיכוי גבוהה שיהיה מתאים גם לכם. אז בהחלט תפנו תשאלו תקבלו המלצה גם מאלו שנמצאים בתחום העסקי שלכם.
3. לקבל הצעת מחיר - בכדי לקבל הצעת מחיר צריך לפנות לספקים השונים שקיימים בשוק הישראלי. הספקים יהיו אלו שקבלתם המלצה עליהם ואולי נוספים שמצאתם בעצמכם במסגרת חיפוש באינטרנט, כנסים וכדומה. לספקים שבחרתם לפנות תעבירו את רשימת הדרישות הפונקציונאליות בכדי שהצעת המחיר תכלול התייחסות מפורטת מצדם לכל אחת מהדרישות.אתם צריכים לדרוש התייחסות מפורטת מאד לכל דרישה ולא רק עונה או לא עונה לדרישה. ההתייחסות המפורטת צריכה לכלול תאור מלא של אופן פעולת המערכת שלב אחרי שלב כולל צילומי מסכים.המלצה קטנה, ספק שלא ייתן מענה מפורט עדיף לפסול אותו כי הסיכוי מאוד גבוה שהוא לא מבין את התהליך העסקי או שבכלל הפתרון שהוא מציע אינו תומך בדרישה. אל תהיו סלחנים בעניין.
4. מצגת של הפתרון - מצגת זהו השלב האחרון בתהליך. תבקשו שיציגו לכם את כל מה שכתוב בהצעה. הכתוב הוא המחייב ההצגה מטרתה היא לוודא שמה שכתוב נכון וגם מתאים לכם מבחינת התהליכים העסקיים. לא צריך להביא את כל המציעים למצגת אלא לפחות את האחד שהכי מתאים לכם ואולי עד שלושה לצורך מו"מ.

שיהיה לכם בצלחה.

רונן שמחון

RS-IT