איך מתמחרים את היקף העבודה הנדרש במכרז

ברור הוא שמדובר על תכולה שאינה מוגדרת כי לא הוגדרו במפורט הצרכים העסקיים של הארגון. אלא שמצד שני, לא מדובר במשהו עם כוונה תחילה אלא בעובדה כואבת שהארגון שהוציא את המכרז בשלב זה בהחלט לא יודע מהם הצרכים העסקיים שלו. יתרה מכך, הסביבה העסקית היא דינאמית ותהליך בחירת ספק הוא תהליך ארוך שיכול לקחת מספר חודשים ואף למעלה מחצי שנה. במשך תקופה זו יכולה להשתנות הסביבה העסקית ואיתה גם הצרכים העסקיים. לכן כל עבודה של הגדרת הצרכים העסקיים ואפיון התהליכים יכול להיות לשווא והארגון יכול למצוא את עצמו עם מערכת שאינה עונה על הצרכים העסקיים שלו.

נכון הוא מצד הארגון לבקש במכרז הצעה מלאה לאפיון יישום והטמעה של המערכת. מצד שני המציע שנדרש לתמחר את העבודה צריך לקחת בחשבון שהוא נכנס לפרויקט שהיקפו לא ידוע.

הדרך הנכונה להתמודד עם חוסר ודעות זו נחלקת לשלושה:

1. ספק שביצע מספיק פרויקטים ואולי אף בארגונים דומים לסביבה העסקית של החברה המבקשת יכול להעריך במדויק את היקף העבודה הנדרש וזאת אך ורק על בסיס ניסיון עבור.
2. בכדי לצמצם את היקף הסיכון במרכיב היישום מומלץ לתחום את היקף העבודה הכלולה בהצעה. לכל פרויקט יש את השיטה שמתאימה לו לתחימת היקף העבודה אבל באופן כללי אפשר לומר כי ההצעה יכולה לכלול רשימה של תהליכים סטנדרטיים שקיימים בפרויקט דומה ובנוסף להם לכלול מספר מוגדר של תהליכים פתוחים אותם ניתן לחלק על פי מורכבות התהליך ורמת האינטגרציה הנדרשת בתהליך.
3. לכלול בנק שעות שמיועד יהיה למימוש תהליכים נוספים מעבר לאלו הכלולים בהצעה ולהעריך כמה תהליכים ניתן לכלול במסגרת בנק השעות הזה.

חשוב להיות תחרותיים והערכה מוגזמת של היקף העבודה תהפוך את ההצעה ללא אטרקטיבית. מצד שני, אף אחד לא רוצה להפסיד כסף בפרויקט וגם הלקוח שלכם לא רוצה שתפסידו כסף.

רונן שמחון

RS-IT