projectoffice.net הינה מערכת לניהול פרויקטים מבוסס Web שמציע לכם גישה אינטואיטיבית רבה יותר בניהול פרויקטים ומאפשרת לשפר את הארגון, התקשורת והשיתוף הקבוצתי של השותפים לפרויקט. השירות מציע את יכולת של ניהול פרויקטים פשוטים ומורכבים, הקצאת משימות לחברי הפרויקט, מעקב אחר ביצוע, ניהול התקציב ומה שהכי חשוב הוא ניהול בעיות וסוגיות הקשורות בפרויקט. בנוסף, השירות כולל שימוש ב-wikis לשיפור שיתוף הפעולה והידע בין חברי הפרויקט.

למרות שממשק המשתמש של המערכת עדיין לא גוייר לעברית, המערכת תומכת בתכנים הכתובים בעברית באופן מלא. ניתן להקים פרויקטים ולתת להם שמות בעברית. להזין משימות ולהקצות אותם למשאבים והכל בעברית. אם זאת, לאחר בדיקה עם יצרן המערכת הובטח שבמהלך הרבעון הראשון של 2009 תהיה להם גרסה תומכת ריבוי שפות וביניהם גם עברית.

קצת על התכנות העיקריות של המערכת:

הקונספט של ProjectOffice.net מבוסס מרחבים. בכדי להבין את הקונספט אתם צריך לדמיין שאתם עובדים במשרד שלכם, אלא שאם אתם צריכים לעבוד עם (לצורך העניין) אלי, אתם תלכו למשרדו ותעבדו שם. כל מרחב מייצג ב-ProjectOffice.net מייצג משרד בו אתם עובדים, מלבד העובדה שאינכם צריכים למעשה ללכת לשום מקום.

לכל פרויקט אפשר ליצור מספר בלתי מוגבל של משימות, לייצר קשרים של קדימויות בין משימות ולקבוע אבני דרך. בנוסף, ניתן למנות כל חבר מצוות הפרויקט למשימה והוא יכול לדווח ולעדכן את משך הזמן לביצועה. חיסרון בולט יש למערכת בנקודה זו והוא חוסר תמיכה במשימות ערסל. אני יכול לספר לכם כי תכונה זו הובטחה לי אישית שתהיה זמינה בגרסה הבאה של המערכת.

כל חבר בצוות הפרויקט מעדכן את התקדמות המשימה על בסיס יומי ושולח את דיווח השעות למנהל הפרויקט לאישור. בנוסף, המערכת מבצעת באופן אוטומטי חישוב של חריגת זמן ואת סה"כ משך הפרויקט. יתרה מכך, המערכת תומכת בשליחת בקשות לחופשות והפסקות, מסיבות שונות, לאישור.

זהו רכיב מאד חשוב שלא קיים במערכות לניהול פרויקטים כמו MS-Project. אחד הדברים החשובים בכדי להביא להצלחה בניהול הפרויקט, הוא אופן המעקב אחר סוגיות בלתי נמנעות שתמיד מתעוררות לאורך חיי הפרויקט. עם מערכת מעקב הנושאים הפתוחים של ProjectOffice.net, ניתן לקשר סוגיות אלו עם הפרויקט והמשימות וניתן לשייך אותם לאחריות של חבר בצוות הפרויקט.

המערכת כוללת דוחות פרויקט כלליים. הדוחות כוללים מבט כללי על הפרויקט, תמצית הפרויקט ורשימת אבני הדרך. בקרוב ניתן יהיה לקבל דוחות מוכנים נוספים וכן מחולל דוחות באמצעותו ניתן יהיה להגדיר דוחות על פי צורך.

ה-Dashboard של ה-ProjectOffice.net ממוקם במרכז כך שמוצג בו התמצית המקיפה של כלל הפרויקט. והדבר החשוב הוא שכל משתמש יכול להתאים לעצמו את תצוגות ה-Dashboard.

מנהלי פרויקטים לא צריכים לבזבז זמן ביצירת פרויקטים בכל פעם מחדש. זאת מפני ש-ProjectOffice.net כולל תבניות מוכנות בהם ניתן לעשות שימוש בהתאם לצורך. בשלב זה ישנם מספר קטן של תבניות מוגדרות מראש (שבנויות באנגלית), אבל בגרסה הקרובה תצורף היכולת לתת לארגון להגדיר את התבניות שלו.

יצירה של פרויקט וניהולו הופכת למשימה קלה. Projectoffice.net מאפשר הגדרה של כל מאפייני הפרויקט בצורה קלה וידידותית. בנוסף, התצוגה הויזואלית של תרשים גאנט מציגה תמונת מצב מלאה של הפרויקט בכל רגע נתון.

ב-ProjectOffice.net מאגר המשאבים מוגדר ברמת המרחבים. תכונה זו מאפשרת למנהלי הפרויקטים להקצות משאבים במספר פרויקטים ומשימות שונות בפעולה אחת. משאבים יכולים להיות פעילים או קפואים במרחב מסוים בהתאם לצרכי הארגון.

ProjectOffice.net מאפשר ניהול תקציב הפרויקט באופן שוטף. המערכת מאפשרת דיווח הוצאות ברמה בסיסית. מלבד הוצאות כלליות, אפשר דווח גם הוצאות משנה. לאחר דיווח ההוצאות האחראי על הפרויקט יכול לאשר או לדחות את הבקשה להוצאות.

שיתוף מידע ברמת הפרויקט הינה קריטית להצלחת ניהול הפרויקט. יצירה ועריכה של Wikis כחלק מ-ProjectOffice.net מספקת לכל חבר בצוות את ההזדמנות להפוך לתורם ושותף אקטיבי בשיתוף הידע עם שאר חברי צוות הפרויקט.

תכונת החיפוש מאפשרת לאתר כל פיסת מידע שמתועדת במערכת אפילו אם מידע זה חבוי בתוך המסמכים המצורפים לפרויקט.

המידע ב-ProjectOffice.net מאובטחים והם מוצגים רק למנהל הפרויקט/חברי הצוות/אורחים שהוקצו לפרויקט מסוים או משימה. יתרה מכך, אם אתם רוצים לתת הזדמנות ללקוחות לפקח על הפרויקט, אתם יכולים לזמן אותם כאורחים בפרויקט.

כל המידע שמאוחסן ב-ProjectOffice.net מאובטח באמצעות SSL המונע כל אפשרות חדירה לפרטיות, גניבת נתונים או אובדן מידע.

מעבר לתכונות המפורטות לעיל, ProjectOffice.net כולל הרחבות חיצוניות:

הרחבה זו מאפשרת לקבל עדכונים מיידיים לשולחן העבודה במחשב מהמערכת גם אם לא נכנסתם למערכת בפועל. ההודעות מתקבלות כמסך קופץ. לחיצה על המסך הקופץ תגרום לכניסה מיידית למערכת בכדי לקבל את פרטי המידע המדויקים.

 

למערכת יש תוסף מיוחד עבור MS-Project בגרסה 2003 ומעלה. תוסף זה מאפשר ייצוא תוכניות פרויקט מ-MS-Project ל-ProjectOffice.net וכן לייבא תוכניות מ-ProjectOffice.net. התוסף מבצע את הפעולה במהירות ומאפשר לכם להמשיך לעבוד ולשתף מידע בפרויקטים באמצעות ProjectOffice.net.

לסיכום,

מי שמחפש כלי קל זריז לניהול פרויקטים ברמת מורכבות נמוכה עד בינונית עם יכולות של שיתוף מידע וניהול מטלות המתעוררות במהלך הפרויקט ושאינן חלק ממשימות הפרויקט ימצא את ProjectOffice.net ככלי נוח ידידותי והכי חשוב זול.

את הכלי ניתן לרכוש במספר מודלים כאשר המודל האטרקטיבי ביותר הוא מודל ה-Hosting. 2 הרישיונות השימוש הראשונים הם חינם. כלומר, אם אין לכם צורך יותר ביותר מ-2 רישיונות שימוש אין עלות לשימוש במוצר. מעבר לכך העלויות הן במדרגות בהתאם לכמות הרישיונות הנרכשים.

מודל נוסף הוא מודל הקמת המערכת בתוך הארגון. בכדי לקבל מידע על המחירים של מודל זה אשמח אם תצרו קשר באמצעות טופס מילוי פרטים באתר.