סוגי מסמכי מכרז

היתרון נובע מכך שבמסמך מסוג זה מתאפשר לספקים לבדל בין המערכת והשירותים שלהם לעומת המתחרים. שאלות פתוחות מאפשרות לספקים להיות יצירתיים ולהציג בצורה בולטת את היתרונות של הצעתם. לעומת זאת, במכרזים האחרים שהצגנו, הדרישות מהפתרון מוגדרות בצורה חד ערכית כמעט. לספקים יש עניין שהפתרון שלהם יהיה תואם ככל האפשר לפתרון הנדרש (גם אם הוא לא כזה). זאת בכדי להשיג את הציון המקסימאלי האפשרי ובכך לזכות במכרז.

החיסרון של מסמך זה הוא, שקשה לבצע השוואה אובייקטיבית בין ההצעות (ואנחנו הישראלים הרי לא מאמינים לאף אחד). בניסיון למנוע השפעות של גורמי עניין על הבחירה הגענו למסמכים הכוללים הגדרות מפורטות של הצרכים בלי לראות לפעמים את התמונה המלאה של הפתרונות המוצעים כולל היתרונות והחסרונות שלהם.

מוזר דווקא שאנחנו הישראלים מבקשים להיות מתודולוגיים ויעילים לעומת מכרזים של חו"ל. למעשה מתודולוגיה זו פוגעת ישירות בארגון שמוציא את המכרז הרגיל ובכך לא בהכרח הוא מקבל את הפתרון המתאים לו. אלא את ההצעה שענתה הכי טוב לדרישות המכרז, למרות שבפועל אין בהכרח התאמה בין הדרישות ליכולות המערכת.

דוגמא ל-RFP מחו"ל למערכת EPM במבנה של שאלות פתוחות.