בחירת ספק

שלב ההצעות

תהליך קבלת הצעות דורש ניהול זהיר, גמיש וחכם. עקרונות התהליך נקבעים במסמכי המכרז וכוללים את תאריך הפצת מסמכי המכרז לספקים, תאריך מסירת ההצעה, אופן המסירה ועוד פרמטרים מנהלתיים כמו כנס ספקים (אם מתקיים), מנגנון ותאריכים לשאלות ותשובות בתקופת הכנת ההצעות וכדומה. נהוג מטעמי הוגנות שכל הספקים מקבלים את כל השאלות והתשובות שנשאלו (דבר המחויב על פי נוהל מפת"ח).

במרבית המכרזים הלו"ז למסירת ההצעה הינו קצר משמעותית מיכולות המציעים להכין מענה איכותי. הלו"ז למסירה בדרך כלל נקבע על פי אילוצים ארגוניים/פרויקטאליים. אם זאת, עליכם לזכור שאתם לא הלקוח היחידי ואנשי המכירות וה-Pre Sale לא עובדים אצלכם (הרבה ארגונים שוכחים עובדה זו במהלך מכרז - הם חושבים שאם הם מוציאים פרויקט כולם צריכים לעצור הכול בכדי להגיש להם הצעה).

מצד שני, עוד לא קרה שספקים לא יבקשו ארכה להגשת ההצעה. לא משנה כמה זמן תקצו להכנת מענה. סיכויים טובים שהספקים יתחילו לעבוד על המענה רק כשבועיים לפני ההגשה ורק אז הם יגלו שהם לא יכולים לעמוד בלו"ז. בכל מקרה, חוסר גמישות בתהליך יביא לידי כך שחלק מהספקים ומשום מה דווקא אלו המועדפים יעדיפו שלא להגיש הצעה או חמור מכך, הספקים יעקפו אתכם ויפנו את בקשתם ישירות לממונים עליכם והם לא יהיו עדינים (כבר יזכרנו את זה קודם).

הצעתנו הינה שכשבאים לקבוע את הלו"ז למסירת ההצעות יש לקחת בחשבון שיגיעו הבקשות להארכה ולתכנן זאת בהתאם. בנוסף, מומלץ להיות בקשר שוטף עם הספקים ולוודא שהם מתקדמים עם המענה. במקרים בהם התחושה שאין התקדמות, יש לעודד אותם. השיטה הטובה ביותר לעודד את הספקים היא ע"י מתן אינפורמציה על נקודות בעייתיות בפתרון שעליהם אתם רוצים התייחסות מפורטת במענה ולוודא שהם מבינים את הבעייתיות הקיימת. קשר שוטף משדר לספקים על רצינות הארגון ביחס לפרויקט ומאפשר לכם לזהות את רצינות הספק ביחס לפרויקט. כמו כן, הקשר השוטף מאפשר זיהוי מוקדם של ספק שאינו מתכוון להגיש הצעה (זאת נקודה בעייתית בפני עצמה).

במקרה של ספק שבוחר לא להגיש הצעה, חשוב מאד להבין את הסיבה שלו לכך ולנסות לשכנע אותו שישנה את דעתו. ספק שלא מגיש מצביע על כך שלא עשיתם עבודת הכנה מספקת ולא בדקתם שאכן לספקים יש רצון כן להגיש לכם מענה. דבר זה עליכם היה לבדוק, כפי שציינו קודם, בשלב ההחלטה על הספקים המשתתפים במכרז.

»