הכנת הצעה

המצגת זאת הזדמנות שכדאי לנצל היטב. במצגת אפשר להציג באמת את מי שאתם ומה שאתם יודעים לספק הכי טוב. לכן, כדאי להקדיש מחשבה רבה מה מציגים ואולי יותר נכון מה לא מציגים. גם אם מציגים לכם סדר יום למצגת עדיין יש מקום רב ליצירתיות. המצגת צריכה להיות מעניינת ומפתיעה ככל האפשר.

תכנון המצגת

כשבאים לתכנן את המצגת חשוב לשמור על מסגרת לוח הזמנים שנקבע. לא כדאי לתכנן מצגת שתהיה ארוכה ממשך הזמן שהוקצב ומצד שני יש לזכור שמצגת זו לא הרצאה או נאום חד צדדי. במהלכה מתנהל דיון ולכן יש סיכוי רב שתהיה חריגה ממשך הזמן שהוקצב.

חבל לבזבז את זמן המצגת על דברים סטנדרטיים וכדאי להתמקד בדברים שלא יודעים עליכם, על השירותים שלכם ועל הפתרון שאתם מציעים. אם נתבונן על מבנה סטנדרטי של מצגת נזהה את המרכיבים הבאים:

הצגת החברה

יש סיכוי טוב שמכירים אתכם, אחרת לא היו פונים אליכם. לכן, אל תציגו יותר משקף אחד על החברה אפשר לומר דברים בעל פה ולומר את מה שלא יודעים עליכם. כן להתמקד בפרויקטים דומים שעשיתם הלקוח מעוניין בניסיון שלכם וככל יהיה לכם יותר ניסיון כך הסיכוי שלכם לזכות גבוהה יותר. חשוב לזכור שלא קונים מכם פתרון טכנולוגי אלא רוצים אתכם כשותפים ולכן תתמקדו במי שאתם ולא במערכת שאתם מציעים.

הצגת צוות הפרויקט

חשוב לפחות להציג את מנהל הפרויקט ולא רק בשקף. במהלך הפרויקט למנהל הפרויקט תהיה אינטראקציה יום יומית עם הארגון ולכן יש לייצר כימיה טובה כבר בשלב ההצעה. אם אמרנו קודם שאתם צריכים להתמקד בניסיון שלכם בפרויקטים קודמים, ניסיון זה יבוא לידי ביטוי אך ורק ע"י מנהל הפרויקט. אם לו אין ניסיון כזה בעברו כדאי להחליפו באחד שיש לו את הניסיון הדרוש.

הצגת המערכת

כבר אמרנו קודם שלא קונים מכם פתרון טכנולוגי אלא רוצים אתכם כשותפים. זה לא אומר שלא צריך להציג את המערכת אבל יש לזכור שכבר הצגתם אותה במענה. למעשה בחלק זה, המטרה היא לעשות כמה שפחות טעויות. הסיכוי שהמערכת שאתם מציעים היא כמו כפפה ליד אינו גבוה ולכן ניסיון להציג את המערכת כפתרון (או אפילו להכין תהליכים דומים לנדרש לצורך הדגמת יכולת המערכת) יכול רק לעורר יותר שאלות מאשר לתת תשובות. לכן, יש להתמקד בפלטפורמה, בגמישות לשינויים והתאמות שקיימים בה, במרכיבים נוספים שלא כלולים בהצעה ובתוכנית הפיתוח של המערכת. דברים אלו משדרים למבקש שיש מערכת חיה שאתם מבינים את הצרכים העסקיים המעודכנים של השוק ושהמערכת תאפשר לארגון לצמוח עם המערכת. כמו כן, יש להתמקד במרכיבי אינטגרציה (במקרה ויש כאלו בפרויקט) ולהציג את היכולות להתממשק בכל צורה אפשרית למערכות הארגון האחרות. חשוב מאוד להתמקד במרכיבי הפלטפורמה והייחודיים של הפתרון המוצע. זהו למעשה היתרון שלכם בתנאי שיש לכם בלעדיות על המוצר אותו אתם מציעים. תוך כדי ההצגה של המערכת רצוי מאוד להתייחס לכל אותם נושאים בעיתיים וכואבים שהוצגו במסמכי המכרז.

הצגת מתודולוגית ניהול הפרויקט

בחלק הזה אין הרבה מה לחדש. אבל כשאנחנו מדברים על מתודולוגיה אנחנו לא מדברים על ניהול הלו"ז והמשאבים של הפרויקט אלא על התוצרים שלו. כל החברות מתהדרות במתודולוגיה כזו או אחרת גם אם בפועל לא יודעות כלל כיצד להשתמש בה. חשוב להתמקד בעבודה בפועל בפרויקט. כלומר, איך יעשו הדברים בפועל. לדוגמא, במערכת CRM איך מתבצע אפיון של תהליך, איך יוצגו במסמכי האפיון מסכי המשתמש של התהליך וכדומה. למי שאין מתודולוגיה כלל יכול להיעזר במתודולוגיה המתוארת במאמר על ניהול הפרויקט. אין צורך ביותר משקף אחד שמתאר את שלבי הפרויקט אבל כן רצוי להתמקד בתוצרים של כל שלב במבנה שלהם ואף רצוי להציג תוצרים מפרויקט אחר שביצעתם בעבר.

לסיכום

המטרה במצגת היא לנצל הזדמנות שניתנת לכם להציג את עצמכם ואת יכולותיכם וזאת תוך כדי כך שתעשו כמה שפחות טעויות.