הכנת הצעה

הדפסה, כריכה והגשת ההצעה

בהרבה מאוד מקרים סגירת ההצעה מתבצעת ממש ברגע האחרון וכמעט לא נותר זמן להדפיס ההצעה. לפעמים אתם נדרשים להגיש מספר גדול של עותקים מודפסים ולכן צריך לתכנן כך שיהיה מספיק זמן להדפיסם ולכרוך אותם.

לעיתים במכרזים קיימת הדרישה שלפחות אחד מהעתקים (ממוספר בדרך כלל כ-1) יהיה חתום ע"י מורשה חתימה ולעיתים אף יש דרישה שעל כל דף תהיה חתימה בראשי תיבות. לכן, יש לוודא שביום המתאים יהיה מורשה החתימה המתאים בעבודה. אם נהוג אצלכם שאת העותק המקורי משכפלים כולל החתימה צריך לקחת זאת בחשבון מבחינת זמן הנדרש לשכפול וכריכה וזאת רק לאחר החתימה. באופן כללי, שכפול ההצעה יוצר עותק פחות איכותי ולכן ההמלצה היא להדפיס את כל העותקים ולהגיש לחתימה רק את העותק הממוספר כ-1.

לעותק הממוספר כ-1 יש לצרף את הערבות המקורית (אם נדרשת כזאת) בעוד לכל האחרים מצרפים רק צילום של הערבות. הסיבה לכך היא נוחות מאחר ואת הערבות צריך לשמור בכספת ולכן זה מקל על איתור העותק המקורי - שימו לב לפרטים הקטנים זה מצביע על איכות העבודה שלכם.

כאשר מדובר במכרז על פי נוהל מפת"ח או לפי חוק המכרזים יש להגיש את ההצעה הכספית במעטפה נפרדת ממעטפת המכרז. לפי דרישה זו, יפתחו ההצעות הכספיות, רק של חברות שעברו את סף הניקוד הטכני שנקבע ע"י המזמין, לבחינה. כך זה מבטיח שהצוות שבודק את המענה הטכני לא יושפע מעלויות שמופיעות בהצעה הכספית.

לא כדאי לחסוך בכריכה של ההצעה. הרושם הראשוני הוא משמעותי ולכן כריכה מסודרת ויפה מביאה לציפייה ביחס לתוכן של המסמך. בכלל הגשה מסודרת ונוחה לעבודה נותנת נקודות זכות רבות אצל הבוחנים. מומלץ לתכנן את ההצעה הכרוכה כך שיהיה נוח להחזיק ולקרוא אותה. צריך לזכור שלא מדובר בספר קריאה ולכל בוחן יש את השיטה שלו, אבל רובם נדרשים לקרוא ולדרג את ההצעות. חלקם עושים זאת בישיבה מול המחשב, אחרים רושמים הערות ישירות על ההצעה, יש כאלו שקוראים את ההצעות באופן רוחבי ואז מדרגים את ההצעות באופן יחסי. לכן, הנוחות של החזקת המענה והעברת הדפים הינה בהחלט חשובה - זכרו, הפרטים הקטנים משפיעים.

אל תשכחו לצרף מכתב מלווה החתום ע"י בעל סמכות בארגונכם. המכתב צריך להיות בעל נימה אישית ולא איזה שני משפטים בנאליים שנותנים את הרושם שנכתבו כלאחר יד.

 
»