ניהול הפרויקט

הדרכה של כל סוגי המשתמשים בארגון. בארגונים גדולים נהוג שהספק מדריך את המדריכים של הארגון והם יעשו את ההדרכות למשתמשים. לעומת זאת, ארגונים קטנים בהם אין מחלקת הדרכה, כל ההדרכות מתבצעות ע"י הספק. לכן, עליכם לבחור את השיטה המתאימה לכם עוד בשלב המכרז כי עלויות ההדרכה הינן עלויות לא מבוטלות.

לצורך ההדרכות על הארגון להעמיד סביבת הדרכה. במקרים מסוימים ניתן לבצע את ההדרכות גם מחוץ לארגון (לדוגמא בבית הספק) אלא שבמקרה כזה, סביבת ההדרכה לא בהכרח תהיה זהה לסביבת העבודה האמיתית של המשתמש.

ב. הטמעה

זוהי פעילות המתבצעת עם ההפעלה המבצעית של המערכת. למעשה במסגרת פעילות זו על הספק ללוות את הארגון עד להתייצבות המערכת ולעבודה עצמאית של המשתמשים. לא כדאי לחסוך בשלב זה כי הטמעה לא נכונה של המערכת תביא לידי כך שלא ישתמשו במערכת. לכן, צריך לקבוע את שיטת ההטמעה של המערכת, אופן התמיכה במשתמשים, תיעוד הפניות והטיפול בהם. לאורך כל תקופת ההטמעה צריך להתבצע מעקב צמוד אחר פניות של המשתמשים, זיהוי של תקלות במערכת ומתן פתרון לכל אחת מהבעיות בזמן סביר.

רק לאחר הכרזה על הצלחת ההטמעה אפשר לעבור למסגרת עבודה על פי הסכם התחזוקה של המערכת. בסיום ואישור שלב ההטמעה למעשה אפשר לשלב הבא של הפרויקט אם יש כאלו או להכריז סיום מוצלח של הפרויקט.