ייזום הפרויקט

מוכנות הארגון

מרגע שנולד הרעיון ועד שמגיעים לתהליך פרויקטאלי הכול תלוי במוכנות הארגון לפרויקט. כלומר, ישנם גורמים רבים שמשפיעים על
משך הזמן עד לרגע התחלת הפרויקט. הפרמטרים המשפיעים ביותר הם:

1. כמה באמת הארגון יודע ומכיר את הנושא.

2. מי מצד המשתמש ומצד טכנולוגיות המידע יכול להוביל את הנושא ("האבא של הפרויקט").

3. האם יש יועץ בתמונה או שצריך לבחור יועץ או שהפרויקט בכלל יתבצע עם משאבי כ"א פנימיים.

הרעיון לפרויקט

שלא יספרו לכם סיפורים, הסיכוי שתציגו רעיון לפרויקט לבוס שלכם ושהרעיון יהפוך בסופו של דבר לפרויקט הוא ממש לא גבוה. פרויקט מתחיל מצורך של המשתמש או שמישהו מהנהלה בכירה שמע ממישהו, ראה במקום אחר, קרא איפה שהוא והחליט שצריך גם אצלכם בארגון.

בחלק גדול מהמקרים, הייזום נובע מעבודה מקדימה של יועץ שהוכנס לארגון לאיזו העבודה לפעמים גם אזוטרית, שבעקבותיה מתקבלת המלצה לביצוע פרויקט חדש (בלי להשמיץ יועצים - גם אנחנו יועצים - המטרה לפעמים היא, להרחיב את הפעילות אצל הלקוח ולא באמת בגלל צורך אמיתי).

תהליך הלימוד

אם הארגון אינו מוכן, נכנסים לתהליך לימוד שאורכו כאורך האינטרסים של המעורבים. התהליך לעיתים יכול לכלול הרבה ישיבות התייעצות ותכנון, ביקור בארגונים שבצעו כבר פרויקט דומה בארץ ואפילו רצוי בחו"ל (תלוי מי נוסע), הכנת מסמך RFI ועוד.

בקיצור, הרבה מאוד זמן עד שהארגון יוכל לקבל החלטה האם נכנסים לפרויקט או שלא. וכמו בכל דבר, יש לזה יתרונות וחסרונות.

היתרונות: ככל שהארגון מוכן יותר, יודע ומכיר את הצרכים, כך, הפרויקט התנהל טוב יותר והארגון יקבל מערכת תואמת יותר את צרכיו.

החסרונות: לעיתים, הרבה מאד זמן הולך לאיבוד ולמעשה הארגון מאבד יתרונות תחרותיים אל מול המתחרים.

מסקנה

אנחנו לא רוצים להמליץ פה על הסתייעות ביועצים, אבל בהחלט הם יכולים לקצר באופן משמעותי את משך השלב ובתנאי שיש להם את הניסיון והידע המתאימים.

»