איך לבחור מערכת ERP?

"כל בני האדם נבראו שווים, מערכות מדף של ERP לא".

זהו ציטוט שמצאתי באחד המאמרים שגם הוא מנסה להתמודד אם הסוגיה המורכבת הזו. אהבתי את הציטוט הזה כי הוא מגלם בתוכו את הבעייתיות בבחירת מערכת ה-ERP המתאימה ביותר לארגון.

לארגונים רבים זאת שאלה שהיא הרבה יותר מסתם שאלת מיליון הדולר. זאת כנראה אחת השאלות הקשות ביותר בה נתקלים ארגונים שמגלים שהם צריכים להחליף או לשפר את מערך המחשוב הארגוני.

כשניסיתי להתמודד עם הסוגייה פניתי לראות מה אומרים המומחים בארץ ובעולם. אני חייב לומר כי, במאמרים של מומחים בישראל לא באמת מתמודדים עם הסוגיה האמיתית אלא מציגים טענה שמתודולוגיה נכונה היא המפתח לבחירת מערכת מתאימה, ומעבר לזה לא ניתן ללמוד דבר מתוך המאמר. מאחר ומתודולוגיות זה תחום ההתמחות שלי אני יכול להבטיח ששום מתודולוגיה לא תסיע לכם לבחור את המערכת המתאימה ביותר. מתודולוגיה זה דבר חשוב. היא כוללת סט כלים וכללים לניהול התהליך אבל היא לא מתייחסת לתכנים העסקיים של הארגון ולרמת התאמת המערכות השונות לתכנים אלו.

לעומת זאת, במאמרים של מומחים מחו"ל אפשר למצוא התמודדות אמיתית עם הסוגיה וגם עצות מועילות כיצד להתמודד עם הסוגיה.

במאמר זה ננסה על קצה המזלג להתמודד בצורה פרקטית (לא מתודולוגית) עם הבעיה.

העובדה הראשונה היא שאף ארגון לא היה בוחר מערכת שלא מתאימה לתהליכים העסקיים שלו. מערכת ERP תפקידה הוא אינטגרציה של תהליכי מפתח עסקיים וניהוליים. בכך המערכות מאפשרות להקטין את הזמן המושקע בהבנת המצב העסקי ולהשקיע יותר זמן בשיפור העסקי של העסק. אלא, שחבילות התוכנה של ERP הן מאוד יקרות ואמורות להביא לחסכון והתיעלות גבוהים. לכן הזהירות בבחירת מערכת היא חשובה ביותר.

בחירת המערכת הנכונה הוא לא תהליך קל ובחירה במערכת הלא נכונה יכול להביא אסון לארגון. לכן, חיוני לזהות את את הבעיות העסקיות שעל המערכת להתמודד איתן. כמעט אף ארגון לא מסוגל למפות את כל הבעיות העסקיות מראש. יתרה מכך, בשוק תחרותי ודינאמי הבעיות העסקיות איתן מתמודד הארגון היום הן לא הבעיות העסקיות שאיתן הוא התמודד מחר והמחר יכול להיות יום לאחר שנבחרה המערכת. לכן, צריך להתמקד בתהליכים הקריטיים והעיקריים ולודא התאמה פונקציונאלית שלהם לפעילות העסקית. לצערנו, אי אפשר לעשות פיילוט ללא השקעה רבה של תשומות ולכן לא באמת אפשר לדעת האם הפונקציונאליות שמציג הספק אכן תואמת את הדרישה העסקית.

לכן, הדרך הטובה ביותר לבחון פונקציונאליות היא לראות ולשמוע כיצד המערכת עובדת אצל לקוח אחר ורצוי לקוח שמתמודד אם אותם בעיות עסקיות כמו שלכם ואולי אף מאותו תחום פעילות עסקית.

בתהליך הבחירה צריך להתייחס בנוסף לפונקציונאליות עסקית גם לנושאים של תרבות ארגונית של החברה וסיגנון הניהול.

ביחס לדבר אחד לדעתנו אין לתת רמת חשיבות גבוהה והוא מחיר התוכנה. המחיר תמיד משנה אלא שבמקרה של מערכת שהיא לב הארגון והנזק הכלכלי שהיא עשויה לגרום הוא כל כך גבוהה אז לא מומלץ לבחור משהו בגלל שהוא במחיר זול. יתרה מכך, במסגרת פרויקט היישום מחיר התוכנה מגיע ל-25% מעלות הפרויקט ובגלל שינויים עסקיים שנדרשים לאורך הזמן על פני תקופה של 5 שנים מחיר התוכנה הופך להיות אחוזים בודדים מההשקעה במערכת.

לכן, המלצתנו היא לבחון את עלויות הפרויקט בנפרד מעלויות התוכנה ולתת דגש גבוהה לעלויות של שינויים בתוכנה עקב צרכים עסקיים. חבילה שתומכת בגמישות רבה בשינויים של תהליכים עסקיים יביאו לחסכון רב לאורך זמן לעומת חבילות שדורשות השקעה רבה בשינויים.

איכות השירות של הספק המציע הוא מרכיב לא פחות חשוב ממערכת ה-ERP עצמה. ארגונים בדרך כלל נוטים לרכוש מספקים שיש להם ניסיון ביישום פתרונות ERP. זה נכון לכל שרות שהוא והרבה יותר משמעותי כאשר מדובר במערכת ERP. אבל זה לא מספיק מפני שהתאמת הפתרון לעדפות של הארגון צריך לקבל משקל גבוהה יותר בשיקולי הבחירה.

היום לארגונים יש 2 מודלים עסקיים ברכישת מערכת ERP. האחת, רכישה של מערכת והשניה על בסיס של שירות או שכירות של מערכת (SaaS). מבחינת הפרויקט אין הרבה הבדלים בין 2 המודלים, בשניהם צריך להכניס את העולם העסקי של הארגון לתוך המערכת הנבחרת. ההבדלים הם משמעותיים הרבה יותר במרכיבים האחרים ועל זה אפשר לקרוא במאמרים אחרים.

לסיכום, כשארגון נדרש לבחור מערכת ERP הוא צריך תחילה להתמקד במה הוא רוצה להשיג ממערכת ה-ERP לפני שהוא נכנס לתהליך הבחירה. המטרות צריכות להיות ברורות ומוגדרות כך שניתן יהיה לבחון אותם לאורך כל התהליך במטרה לנסות ולהבטיח שהפתרון עומד בציפיות הארגוניות.